¿Qué es un Software o Herramienta de Gestión de Proyectos y cómo elegir uno?

En un mundo cada vez más dinámico y colaborativo, la eficacia en la gestión de proyectos se ha vuelto crucial. ¿Te has preguntado alguna vez, ¿qué es un software de gestión de proyectos y cómo puede transformar los resultados de tu equipo? En este blog, exploraremos cada una de las preguntas que se generan al rededor de esta herramienta y las funcionalidades que deberías esperar si necesitas una.

1. ¿Qué es un software o herramienta de gestión de proyectos?
2. ¿Por qué implementar un software de gestión de proyectos?
3. ¿Cuáles son sus ventajas?
4. ¿Qué funcionalidades buscar o esperar?
5. Top 10: Herramientas para gestión de proyectos.

¿Qué es un software o herramienta de gestión de proyectos?

Un software de gestión de proyectos es una herramienta fundamental para facilitar a los equipos la organización, supervisión y ejecución eficiente de tareas y plazos de manera colaborativa.

Se puede definir como un espacio interactivo donde un usuario puede coordinar, colaborar y comunicarse de manera efectiva con su equipo de trabajo. Sin embargo, un software de gestión de proyectos no puede limitarse a ser solo un espacio interactivo. Debe ir más allá y brindar a los usuarios la capacidad de conectar y optimizar flujos de trabajo avanzados en todas las áreas, adaptándose de manera precisa a las necesidades específicas de cada proyecto. Podríamos denominarlo como un WorkOs o sistema operativo de trabajo.

¿Por qué implementar un software de gestión de proyectos?

En la actualidad, la gestión de proyectos es una tarea común para todos, pero a menudo nos encontramos con la falta de herramientas eficientes para llevarla a cabo. Muchos equipos recurren a hojas de cálculo, las cuales son útiles pero limitadas en términos de acceso en tiempo real y automatizaciones. Además, carecen de las funciones exclusivas que ofrece un software de gestión de proyectos.

Sin embargo, implementar un software de proyectos va más allá de simplemente gestionar tareas. Entre los numerosos motivos para hacerlo, encontramos que podemos construir flujos de trabajo dinámicos, permite definir roles de cada miembro del equipo y definir alcances específicos para cada proyecto. Y no menos importante, permite supervisar de cerca las actividades de alto riesgo presupuestario, automatizar procesos y explorar con constancia los KPIs e indicadores OKRs. 

¿Cuáles son las ventajas de un software de gestión de proyectos?

Las ventajas tras la implementación de un software de proyectos se centra en las funcionalidades que el mismo ofrece, sin embargo, hay razones y ventajas muy amplias que se pueden esperar desde un software básico hasta un avanzado y son:

Organización eficiente.
Un software de proyectos facilita la organización de tareas, plazos, recurrencias y recursos, brindando una visión clara y estructurada de todos los elementos y recursos del proyecto.

Colaboración centralizada.
Fomenta la colaboración entre los miembros del equipo al proporcionar herramientas para la comunicación, el intercambio de información en tiempo real, aprobaciones y la gestión conjunta de tareas.

Seguimiento de progresos.
Permite un seguimiento detallado del progreso del proyecto, sus procesos y su estado. Así mismo, permite identificar áreas de mejora y enfocar el potencial en el cumplimiento de plazos y objetivos del proyecto.

Gestión de recursos y presupuestos.
Permite asignar y rastrear de manera efectiva los recursos operativos y materiales disponibles, asegurando una utilización óptima y exclusiva del presupuesto en las actividades designadas.

Mejora en la comunicación:
Mejora la comunicación entre los miembros del equipo al centralizar la información, lo cual disminuye la probabilidad de confusiones y promueve la transparencia en el trabajo colaborativo.

Eficiencia operativa.
Optimiza los flujos de trabajo, reduciendo la duplicación de esfuerzos y agilizando procesos, lo que conduce a una mayor eficiencia operativa.

Generación de informes analíticos.
Proporciona herramientas para generar informes analíticos detallados de los indicadores propuestos, recursos y presupuestos facilitando la toma de decisiones basada en datos concretos.

Acceso remoto y flexibilidad.
La posibilidad de acceder al software de forma remota y la flexibilidad en la colaboración en línea promueven la productividad en entornos de trabajo distribuidos y trabajos de campo.

¿Qué funcionalidades buscar o esperar?

Al elegir un software de gestión de proyectos, es crucial considerar una serie de funcionalidades que se alineen con las necesidades específicas del equipo y los proyectos. Prácticamente, la herramienta debe poder solucionar cada uno de los desafíos que ha identificado el equipo de trabajo y el Director de Proyectos.

Entre las funciones más esperadas de un software de gestión de proyectos es que posea una interfaz intuitiva para facilitar el uso, la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo.  

Interfaz.

La interfaz de una herramienta para la empresa es frecuentemente subestimada, pero en realidad es la razón número uno por la cual un equipo de trabajo debería elegir o descartar una herramienta. Después de todo, es la interfaz con la que el equipo tendrá interacción todos los días laborales, por lo que es mejor que sea sencilla y fácil de comprender.

La herramienta que elijas debe ser fácil de usar e implementar para acortar la curva de aprendizaje del equipo de trabajo. La elección de colores, temas visuales, mecanismos de navegación, tamaños de celdas o tableros, recorrido de tableros, portal de ayudas y plantillas personalizadas, entre otras funciones importantes, desempeñan un papel fundamental de esta característica.

Integración.

Un software de gestión de proyectos debe adaptarse e integrarse perfectamente al entorno tecnológico existente en la empresa, sin generar ningún tipo de fricción y, en cambio, solucionar los desafíos ya existentes sin generar nuevos.

Un ejemplo sencillo es la capacidad de integrar el software de proyectos con el correo electrónico corporativo, CRM o ERP para generar alertas y notificaciones sobre cambios de estado, aprobaciones o solicitudes tanto de clientes como del equipo de trabajo.

Por lo tanto, es fundamental que un software de gestión de proyectos cuente con integraciones nativas y la capacidad de establecer conexiones con servicios web y API.

Adaptabilidad a las metodologías de trabajo.

La clave del éxito es adaptar un software de gestión de proyectos a las metodologías de trabajo específicas del equipo. Esta flexibilidad permite implementar y seguir procesos de manera coherente, alineándose con los objetivos y prácticas únicas del equipo. Un software adaptable facilita la transición entre diferentes metodologías, como Scrum, Agile o Kanban, permitiendo una personalización flexible.

Esta capacidad de adaptación no solo mejora la coherencia en la ejecución de proyectos, sino que también asegura que el equipo pueda enfrentar desafíos y cambios en el entorno laboral de manera efectiva. 

Automatización de procesos.

En la actualidad la automatización de procesos es clave para mantener la dinámica y continuidad operativa del equipo porque acciona medidas correctivas, notificaciones, mensajes o la más importante, lograr que tome medidas sobre acciones de alto riesgo presupuestario.

Los resultados más notables en la automatización de procesos son el ahorro de tiempo, estandarización de procesos y disminución de errores humanos.

Gestor de tareas.

El gestor de tareas permite al equipo crear y asignar actividades en cierto periodo de tiempo y dar seguimiento a los procesos clave del proyecto. Esta funcionalidad facilita la organización y el control de las actividades individuales por cada rol.

Paneles e informes.

Un software de proyectos debe poder convertir la complejidad de los datos en gráficos fáciles de leer y comprender. Para que los gerentes o directores de proyecto tengan una supervisión activa sobre los procesos, personas, costos y recursos.

Colaboración y comunicación en tiempo real.

Un software de proyectos debe dar apoyo a la comunicación multidireccional, es decir, que cada miembro tenga posibilidad de emitir comunicados, enviar mensajes individuales o al equipo de trabajo. Dentro de las características más esperadas son compartir archivos, mencionar a personas del equipo de trabajo, agregar notas, realizar documentos internos, filtros de actividades, entre otros.

Top 10: herramientas de gestión de proyectos.

Elegir un software de gestión de proyectos es una tarea importante y crucial para el éxito de los proyectos, preparamos un Top 10: herramientas de gestión de proyectos para enseñarte las opciones que puedes encontrarte y guiarte en este camino.