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Y tus procesos dependen de un correo?

Para el óptimo funcionamiento de las empresas es fundamental que sus procesos sean productivos en todas las áreas, a fin de que los resultados de los mismos sean efectivos. A veces estos procesos no se ejecutan de forma correcta o presentan fallas en su diseño; es cuando es necesario una intervención o tomar decisiones con el propósito de mejorarlos, si las fallas no son graves, o reestructurarlos, en el caso de que se presenten dificultades estructurales que dificulten el alcance de los objetivos de la empresa.

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Cuando esto último está sucediendo, lo recomendable, más que la simple mejora de los procesos, es optar por un cambio funcional más drástico: nos referimos a realizar reingeniería de los procesos.

En términos empresariales, la reingeniería de procesos tiene como objetivo incrementar la capacidad de gestión. Implica un modo planificado de hacer secuencias e interacciones para aumentar la eficiencia, eficacia, productividad y efectividad de los procesos. Esto significa ir más allá de la mejora, una forma de reconfiguración de los paradigmas de una empresa para optimizar los resultados innovando metodologías.

Sin embargo, todavía resta por valorar, una vez considerada la reingeniería, cuánto tiempo se debería invertir en el reordenamiento de estos procesos.

Para responder a este interrogante, debemos tener en cuenta las tareas que ejecuta cada área de una empresa, ya que todas se manejan de modo diferente, y sus tiempos también lo son, puesto que lo que demora meses en una podría extenderse años en otra. ¿A dónde queremos llegar con esto? A que es fundamental evaluar los objetivos que persigue una empresa en particular y que sus procesos estén alineados con aquellos para su cumplimiento en el menor tiempo posible. 

Si los procesos no están alineados, se procederá a diagnosticar y evaluar la trayectoria de los mismos, para determinar el foco del problema, y a partir de allí elegir las mejores herramientas para reordenarlos. El tiempo estipulado dependerá del grado de dificultad que presenten los procesos poco productivos, y por consiguiente, los que restan valor a los intereses de la empresa. 

Reordenar los procesos: ¿cuánto tiempo necesito según mis dificultades?

Como dijimos anteriormente, no existe un plazo estándar para seguir como modelo, ya que este puede tardar más o menos en relación con la organización, objetivos y prioridades de una empresa. Pero lo ideal sería emplear el menor tiempo posible, a fin de poder evaluar los resultados a la brevedad, por si es pertinente efectuar alguna revisión en la reingeniería de los procesos.

No obstante, aunque cada organización representa un macrocosmos diferente y muchas veces impredecible para las personas involucradas en su contexto, lo cierto es que reordenar procesos no debería abarcar más de seis o siete meses, (diez como muy tardío) desde la detección de las primeras fallas hasta la redirección implementada con las mejoras. En promedio en esos seis meses se debería contar con una planificación exhaustiva que haya identificado y potenciado las tareas de mayor valor a los fines comerciales y estratégicos de una empresa.

Postergar por tiempo indefinido una reingeniería de procesos no solo conlleva la pérdida importante de costos sino también un desgaste progresivo de la motivación en los colaboradores que podría ocasionar el fracaso a nivel operativo del nuevo esquema presentado.

¿Qué ventajas puedes obtener para tu negocio si implementas la reingeniería de procesos?

Decantarte por reordenar tus procesos te garantiza establecer un punto de inflexión entre la norma utilizada anteriormente, que te aportaba resultados mediocres, no pudiendo alcanzar las expectativas que esperabas en materia de productividad, rentabilidad y reducción de costos, y la norma rediseñada actual, orientada a generar una mejora significativa en dichos aspectos de cada proceso. Entre las ventajas que obtendrás con la reingeniería de procesos te señalamos las siguientes:

  • Establecer indicadores de gestión para los procesos básicos de la organización e indicadores de resultados (calidad del producto y satisfacción del ciudadano o cliente)
  • Simplificar y estandarizar los flujos de operación
  • Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando «agujeros negros»
  • Eliminar actividades sin valor agregado
  • Mejorar los flujos de información
  • Reducir tiempos de operación
  • Mantener los procesos focalizados en el ciudadano-cliente
  • Mejorar la calidad del servicio
  • Normalizar las mediciones de desempeño organizacionales e individuales
  • Definir de manera clara insumos (producto) y productos de cada operación
  • Identificar al «dueño» o responsable de cada proceso o subproceso
  • Identificar oportunidades concretas de mejoras en forma continua
  • Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión estratégica
  • Definir una estructura para la plataforma tecnológica ajustada a los procesos.

No son pocas, sin embargo, las organizaciones que rechazan o miran de soslayo las metodologías de la reingeniería de procesos por considerarlas demasiado arriesgadas para las necesidades de una empresa, que pretende hacer más rentable su negocio y escalar en jerarquía, pero, honestamente, en los negocios como en la vida quien no arriesga no avanza, y el avance es crecimiento, aprendizaje, herramientas, y finalmente el éxito tan esperado.

Qué esperas en hacer el cambio? Es ahora o nunca.