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Trámites de Registro Público Virtuales

Por tradición los Trámites de Registro Público han estado disponibles para ser realizados de forma presencial, mediante el diligenciamiento de un formulario y la entrega de copias de documentos que soporten las decisiones de los empresarios y/o socios.

Son pocos los trámites de Registro Público que se pueden hacer 100% virtual, incluso trámites que a juicio del usuario común parecen sencillos se tornan dispendiosos y requieren presencia física en las oficinas de la entidad.

Varias entidades promueven la realización de trámites 100% virtuales bajo la presunción que dicho trámite es virtual pues se hace en línea, bajo la modalidad de adjuntar documentos físicos convertidos en PDF, descargar un formulario, diligenciarlo a mano, escanearlo y volver a enviarlo a la entidad.

Para Takúm ha sido un reto desarrollar una solución capaz de solucionar una situación como éstas, nuestra premisa ha sido en elaborar una solución que permita hacer un trámite 100% virtual, en la que no sea necesario cargar documentos como parte del proceso.


Gestión de trámites virtuales GUEST

GUEST – Gestión de Trámites Virtuales (r)

GUEST, que permite a los empresarios consultar la relación de su documento de identidad con las empresas inscritas en la entidad en cargos como Representante Legal, Miembro de Junta, Liquidador y/o Revisor Fiscal.

De la misma forma, GUEST le permite al empresario llevar a cabo la solicitud de nombramiento de cargos en las empresas inscritas en la entidad, basta con seguir el paso a paso para diligenciar la solicitud mediante la respuesta de preguntas que permiten elaborar un documento que resuma las decisiones tomadas por el órgano o socio de la empresa. El pago se hace en línea, una vez realizado, la entidad podrá gestionar o requerir el trámite al empresario. GUEST, permite atender de punta a punta el trámite.


GUEST se cuenta con dos grandes módulos:

Dashboard Empresario

Este Dashboard permite al empresario ingresar de forma segura, para realizar consultas de su cédula en relación con las empresas de la Cámara de Comercio. (Trámites de Registro Público en Línea)

Para realizar un trámite basta con seleccionar la empresa de las que figura como Representante Legal o buscar por NIT.

El proceso siguiente llevará de la mano al usuario quien deberá dar respuesta a las preguntas para que al final del mismo se elabore dinámicamente un documento, el cual deberá ser firmado electrónicamente, pagando los derechos, posteriormente se enviará a la entidad, generando un radicado con el cual se podrá hacer seguimiento del estado de su solicitud en la herramienta.

Cada cambio de estado que signifique un avance en la solicitud será notificada al usuario por medio de correo y/o alerta interna.

La solución esta en capacidad de atender trámites como:

  1. Mutaciones: Los cual corresponde a cambios de dirección, teléfono, correo de las empresas; dicho cambio solo puede ser solicitado por el Representante Legal de la empresa.
  2. Nombramientos de Representante Legal, Revisor Fiscal, Miembros de Junta y Liquidadores: Las solicitudes deben ser autorizadas; firmadas electrónicamente por el Representante Legal.
  3. Designación de Revisor Fiscal: El representante Legal de la empresa de Revisoría Fiscal es quién debe hacer la solicitud y firmar electrónicamente.
  4. Centro de Conciliación y Arbitraje: La solución esta en capacidad de recibir las solicitudes para el Centro de Conciliación y Arbitraje.
  5. Derechos de Petición, Recursos de Reposición y Consultas Jurídicas: El empresario podrá interponer estos mismos según las competencias de la entidad.

Algunas funcionalidades no están disponibles en la entidad, se espera poder liberar mas trámites para facilitar la gestión administrativa y formalidad empresarial.


Dashboard Entidad

El Dashboard de la Entidad es la solución que permite gestionar las solicitudes de forma centralizada. Dicha solución permite el acceso y manejo de roles de usuario para gestionar de acuerdo a sus accesos.

El Dashboard permite ver de forma centralizada la gestión en cola y permite llevar el control de tiempo de las solicitudes en curso mediante la adopción del término Tiempo Promedio de Atención o TPA, donde el usuario cuenta con su visualización y le permite ubicarse en un escalafón de acuerdo al mejor tiempo del periodo entre todos los usuarios.

El Dashboard permite centralizar los documentos asociados a cada trámite de una forma estructurada y fácil de consultar, los trámites están disponibles y en la nube para rápido acceso.

Los reportes disponibles permiten al administrador del sistema monitorear el desempeño y productividad de los usuarios con solo un par de clics.

GUEST esta disponible en versión CLOUD para ser implementada por cualquier Cámara de Comercio con el fin de prestar sus servicios 100% virtuales.

Si desea mayor información, en Takúm podemos ayudarle en la implementación de cualquier de estas tecnologías.