Para múltiples organizaciones, la estandarización de procesos se ha convertido en un pilar de crecimiento exponencial y de productividad. Sin embargo, no basta con solo identificar y definir los procesos por rol o área en concreto, también es necesario, automatizar para eliminar los errores humanos y tener resultados regulados.
Es decir, que la automatización de procesos es lo consiguiente a la estandarización de procesos.
En este blog vamos a conocer cómo estandarizar los procesos y automatizarlos por medio una herramienta gratuita.
Como estandarizar los procesos.
Ventajas de la estandarización de procesos.
Conocer los procesos: tener un conocimiento claro sobre los procesos en la empresa, permitirá a cualquier gerente encontrar áreas de mejora o falencias en un ciclo de procesos, además, servirá para acelerar la curva de aprendizaje de funciones y desempeño para nuevos colaboradores.
Reglamentos de trabajo y cumplimiento de normas: uno de los nortes de las empresas es lograr en mediano o largo plazo certificarse en normas de calidad a nivel estratégico. Para lograr certificar la empresa en distintas competencias, la definición y conocimiento de los procesos, son el paso número uno.
Control de las operaciones y reducción de costos: la reducción de costos operacionales es uno de los principales beneficios de la estandarización de procesos. Al asegurar que todos los empleados sigan los mismos procedimientos y pautas, se eliminan los errores y las ineficiencias que pueden llevar a costos adicionales. Al tener procesos estandarizados, se optimiza el uso de los recursos y se evitan gastos innecesarios. Esto permite a las empresas mantener un margen de utilidad sólida a lo largo del tiempo y poder invertir en tecnología para ser más competitivas en el mercado.
Comprendiendo las ventajas y beneficios de la estandarización de procesos esta es la ruta para elaborarlo:
Definición del mapa de procesos.
El mapa de procesos es una representación visual y detallada de los pasos y actividades que se llevan a cabo en la realización de una tarea o proceso específico dentro de una organización. Este mapa proporciona una visión completa y estructurada de cómo se ejecutan actualmente las actividades, desde el inicio hasta la finalización.
El mapa de procesos se elabora a partir de la agrupación de actividades y tipo de procesos, estos pueden ser:
- Procesos estratégicos.
- Procesos operacionales o misionales.
- Procesos complementarios o de apoyo.
Así mismo, cada proceso específico contiene elementos tales como:
- Manuales.
- Flujos.
- Actividades y tareas.
- Responsabilidades y roles.
- Entradas y salidas.
Pasos para elaborar un mapa de procesos.
Identificación del proceso.
Como primer factor se debe elegir el proceso específico que deseas conocer o en el cuál la empresa presente fallas operacionales. Puede ser un ciclo completo o una parte clave de una operación.
Recolección de información:
Para obtener información detallada sobre cada actividad en el proceso, es importante realizar entrevistas con todos los involucrados. Estas entrevistas permitirán obtener datos precisos sobre cómo se lleva a cabo cada tarea, quién es el responsable de realizarla y qué recursos se utilizan.
Durante estas entrevistas, se puede profundizar en cada etapa del proceso y obtener una visión completa de cómo se desarrolla. Es importante preguntar sobre los pasos específicos que se siguen, los procedimientos utilizados y cualquier desafío o problema que pueda surgir durante la ejecución de cada actividad. En este paso se identifican riesgos a los que el proceso está expuesto.
Secuencia de actividades.
Establecer la secuencia lógica de las actividades es crucial para garantizar un flujo eficiente y natural del proceso. Se deben organizar las tareas de forma cronológica para visualizar claramente el orden en que deben llevarse a cabo, evitando confusiones y retrasos innecesarios.
Además, al organizar las tareas de forma cronológica, se pueden identificar posibles cuellos de botella o puntos de congestión en el proceso. Esto permite tomar medidas correctivas para optimizar el flujo de trabajo.
Utilización de símbolos.
Utiliza símbolos estandarizados de diagramas de flujo para representar las actividades, decisiones, inicio, fin, entre otros. Esto ayudará a que el procedimiento sea comprensible para todos los involucrados.
Los símbolos a utilizar dependerán de actividad de la empresa o el rol específico a desarrollar.
Fuente: diagramaweb.com
Revisión y validación.
Comparte el procedimiento con los participantes del proceso para obtener retroalimentación. Asegúrate de que se refleje con precisión la realidad y realiza ajustes si es necesario.
Documentación detallada.
Acompaña el procedimiento con una documentación detallada que describa cada actividad, rol, responsabilidad, entradas y salidas. Esto proporcionará un contexto adicional y facilitará la comprensión.
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos consiste en utilizar la tecnología para realizar tareas repetitivas y manuales de manera automática, sin necesidad de intervención humana directa. Su objetivo principal es mejorar la eficiencia operativa, reducir errores y liberar recursos humanos para actividades más estratégicas. Al implementar la automatización de procesos, las organizaciones pueden lograr una mayor consistencia en la ejecución de tareas, agilizar los flujos de trabajo y adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.
¿Cómo saber que procesos debe automatizar?
Procesos recurrentes y de alto volumen: son aquellos procesos repetitivos y manuales que puedan digitalizarse, desencadenen más acciones importantes y que involucren cargas operacionales poco dinámicas y estratégicas para una persona. Por ejemplo: emitir correos masivos a clientes bajo ciertas condiciones o etapas. La recurrencia son las condiciones o etapas y el volumen de actividades serían los email por enviar.
Con una herramienta de automatización ideal, estos procesos dejarían de estar con propiedad
Procesos de alto riesgo presupuestario: estos procesos de alto riesgo son las acciones que de no hacerse conllevan a pérdidas operacionales o que afectan directamente el ROI en tiempo y forma. Estos procesos son frecuentes en los equipos de proyectos de construcción que tienen áreas y ciclos dependientes, es decir, que un área B debe aguardar la instrucción o la conclusión de las actividades del área A, o incluso existir etapas intermedias entre ambas áreas para iniciar.
Por ejemplo: El equipo A debe solicitar una aprobación de insumos cinco días hábiles antes de finalizar su cronograma de tareas, de modo que cuando el equipo B comience las actividades, la solicitud ya esté aprobada y los insumos hayan llegado al lugar de trabajo. En este caso la automatización se realizarían sobre la notificación y envío del documento en el tiempo a los responsables de la aprobación de este presupuesto.
Crear objetivos medibles.
Cuando se identifican los procesos clave, también se encuentran situaciones inciertas o puntos de ruptura en los que deberían realizarse acciones específicas. El hecho de no culminarse estas acciones provoca una ralentización o desconexión en el ciclo de los procesos y las áreas, generando variaciones en los costos operativos y errores.
Los objetivos medibles permiten precisamente crear un norte de mejora para los puntos de ruptura en los procesos a corregir, algunos de los objetivos pueden ser:
- Disminución de errores.
- Disminución de tareas repetitivas.
- Reducción del tiempo del ciclo.
Como automatizar los procesos.
Como sabemos, la automatización se ejecuta con ayuda de plataformas que dispongan de esta función y la capacidad de adaptarse a los flujos de procesos que tiene la empresa o área.
Esta plataforma debe ser fácil de comprender y de manejar, puesto que, estos beneficios mejora la curva de aprendizaje del equipo de trabajo que tendrá interacción con la misma.
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