Ser un líder de proyectos eficaz en el entorno cambiante de la gestión de proyectos requiere algo más que tener la combinación correcta de características personales y un conjunto exclusivo de habilidades.
Incluso los líderes de proyectos experimentados tienen dificultades para supervisar con éxito los proyectos porque cada tarea presenta desafíos nuevos y criterios diferentes.
Los líderes de proyectos con suficiente experiencia estarán de acuerdo en que para esta profesión se necesita un delicado equilibrio entre ciencia y arte.
Simplificaremos lo que deben saber y hacer para ayudar a quienes consideren que el proceso de gestión de proyectos es abrumador a convertirse en líderes de proyectos eficaces.
Pero, ¿qué hace un líder de proyectos? Más de lo que piensas.
Un líder de proyectos es una persona que, como lo indica su nombre, administra proyectos, aunque ese no sea su cargo oficial.
Es un rol que requiere que una mente abierta. Como líder de proyectos, debes saber cómo incluir muchos detalles diferentes a la vez y cómo trabajar con las personas necesarias.
Cada proyecto es diferente. Por lo tanto, debes aprender cosas diferentes muy rápido. Debes saber qué priorizar de manera efectiva, los recursos necesarios y en qué no gastar energías, ya que el tiempo apremia; sé inteligente con tu tiempo y recursos, incluido tu equipo.
7 sugerencias importantes para convertirse en un mejor líder de proyectos
1. ¡Confía en los miembros de tu equipo!
A menudo, los buenos líderes de proyectos reciben un gran reconocimiento por sus habilidades de liderazgo; por lo tanto, las habilidades blandas son muy importantes. Para ser un administrador de proyectos eficaz, debes tener en cuenta que un equipo es un grupo de personas para poder sacar el mejor desempeño de todos los miembros del proyecto tomando en cuenta los factores internos y externos.
Quizá debas asumir el papel de asesor para ayudar a todos los demás a trabajar juntos de acuerdo al objetivo común o tal vez debas entablar conversaciones difíciles con las partes interesadas y los miembros del equipo. Todo esto requerirá un montón de habilidades blandas.
Además, el éxito de un proyecto dependerá en gran medida de las habilidades de los miembros de tu equipo. Por lo general, los líderes efectivos se esfuerzan por conocer cuáles son las debilidades y las fortalezas inherentes de cada miembro de su equipo para asignar el trabajo en consecuencia. Priorizar las habilidades blandas y aprovechar las fortalezas de los miembros de tu equipo garantizará que las tareas se completen rápido y que el tiempo se gestione mejor.
Además, cuando cada miembro del equipo da lo mejor de sí mismo y aprovecha sus fortalezas, el éxito del proyecto será extraordinario.
2. Aprovecha las herramientas de administración de proyectos
La tecnología ha sido útil para la mayoría de los líderes de proyectos, y los software de administración de proyectos en línea ocupan el primer lugar. En general, las herramientas de administración de proyectos como monday.com sirven como un depósito con toda la información esencial del proyecto. Desde documentos hasta archivos, la posibilidad de realizar comentarios, compartir archivos y tener una colaboración fluida y una comunicación efectiva, el software de administración de proyectos sirve como una plataforma centralizada para el líder del proyecto y para todos los miembros del equipo.
3. Perfecciona tus habilidades con la capacitación en administración de proyectos
Aunque tengas la combinación perfecta de habilidades blandas, la verdad es que la administración de proyectos efectiva también requiere habilidades técnicas. Puedes adquirir muchas de ellas con diversas certificaciones en administración de proyectos. Además, muchos suponen que la capacitación en administración de proyectos es para líderes de proyectos nuevos, lo que no es así. Hay muchos cursos disponibles sobre la administración de proyectos que pueden mejorar tus habilidades para una administración efectiva.
Con la capacitación en administración de proyectos, también puedes adquirir habilidades que te falten o actualizar algunas de las metodologías y los principios clave de la administración de proyectos que hayas aprendido hace algunos años. En la mayoría de los casos, la certificación en administración de proyectos se asocia con un desempeño alto.
4. La comunicación es clave
Además de ser una característica importante del liderazgo, la comunicación también es esencial en la administración de proyectos eficaz. Para la ejecución de tus proyectos sin problemas, debe haber una comunicación coherente y efectiva entre las partes interesadas y los clientes relevantes, y lo más relevante, ¡tu equipo!
Además, los cambios deben informarse a los miembros del equipo para evitar sorpresas. Como líder de proyectos exitoso, lo más valioso para una administración de proyectos eficaz es asegurarte de que todas las líneas de comunicación entre los puntos de vista de los miembros de tu equipo estén siempre abiertas para que cualquiera pueda plantearte preguntas o dudas.
La comunicación ineficaz podría hacer que el proyecto fracase. Por eso debes asegurarte de que todos tengan la información necesaria para tomar buenas decisiones y hacer que el proyecto avance. Los informes del progreso del proyecto también son excelentes para tener seguimiento del progreso y mantener a todos informados y actualizados.
5. Aprende de otros líderes de proyectos
La administración de proyectos efectiva no se trata solo de confiar en un conjunto de habilidades. Un paso importante para ser eficaz en tu rol es tomar la administración de proyectos como una experiencia de aprendizaje y estudiar a los líderes de proyectos más experimentados, así como los diferentes enfoques y técnicas que utilizan.
También puedes buscar el desarrollo profesional en diferentes redes de líderes de proyectos para aprender cómo otros líderes de proyectos administran eficazmente sus equipos, proyectos, presupuestos y tiempo. Te sorprenderá lo mucho que puedes aprender comparando notas con otros líderes de proyectos, incluso los que operan en una industria completamente diferente de la tuya.
6. Define elementos a entregar realistas, pero ambiciosos, siempre
Después de esbozar los objetivos específicos de tu proyecto, debes establecer métricas específicas para el seguimiento y control del proyecto. En la administración de proyectos, estas métricas se llaman elementos a entregar y podrían ser un hito tangible para alcanzar un objetivo. Para ser un líder de proyectos productivo, siempre debes acordar estos elementos a entregar con anticipación, sobre todo cuando debes tener en cuenta más variables.
Un gerente de proyectos debe concertar por adelantado cuáles deben ser los elementos a entregar y cuándo se completarán.
7. Evalúa el desempeño del proyecto
Una vez que se alcanza el objetivo al cierre del proyecto, es fácil omitir el paso final y, posiblemente, el más importante para ser un líder de proyectos eficaz: evaluar el desempeño del proyecto.
Si quieres una oportunidad para mejorar en el futuro, o quizá solo otra razón para felicitar a tu equipo, un proceso evaluativo es esencial.
Esto puede dividirse en dos etapas: el resultado del proyecto y una revisión de los elementos a entregar. Estas evaluaciones son útiles no solamente para el líder del proyecto, sino también para el cliente, en especial si quiere encargarte un proyecto similar en el futuro.
Hay muchas formas de convertirse en un líder de proyectos eficaz. Si incorporas estas siete sugerencias y las aplicas cuando administras proyectos, el producto final de tu proyecto tendrá más beneficios, recibirás más respeto de los miembros de tu equipo y te acercarás al éxito de la administración de proyectos.
¿Qué son y para qué sirven las reuniones 1-1?
El objetivo tiene principalmente recibir feedbacks y un direccionamiento que ayude a cumplir las metas, entender qué dificultades puede estar pasando, definir un plan de acción que ayude a potenciar sus resultados. Las reuniones 1-1 son un factor crucial en la construcción de culturas organizacionales sólidas.
Algunas ventajas son:
- Mejoran el flujo de las informaciones en la empresa, lo que posibilita reacciones y decisiones más rápidas y preventivas;
- Mejoran el compromiso de los colaboradores a través de feedback, direccionamiento y desarrollo de carrera;
- Crean una confianza mayor en la relación entre gestor y miembro de equipo.
¿Cómo hacer reuniones 1-1 con tu equipo?
El 1:1 debe enfocarse en el liderado y no en el líder. El miembro del equipo debe plantear los problemas que siente la necesidad de abordar. ¿Y el líder no debe traer una agenda? 🤔 Sí, debe tenerlos preparados con anticipación. Lo que queremos enfatizar es que los miembros del equipo necesitan tener espacio para presentar demandas.
Ejemplos de temas a tratar: Desempeño, Desarrollo, Feedbacks, Evolución profesional, Clima y relación, Personal.
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